Ambisjoner, mål og strategi for digital bevaring ved Nasjonalbiblioteket

Team Digital Bevaring ved Nasjonalbiblioteket (NB) har utviklet sin første strategi for digital bevaring. Denne strategien har som mål å styre, strukturere og spisse fokuset i vårt arbeid med digital bevaring de neste to årene.

Utforming av strategien

Når vi laget strategien ønsket vi å ende opp med et kort og presist dokument. Vi ville unngå å overvelde leseren med for mye tekst, eller lage et omstendelig dokument som hadde liten praktisk verdi. Hensikten med strategien er at den skal fungere som veiledning for beslutninger i arbeidet vårt med digital bevaring.

I prosessen med utforming av strategien, arbeidet vi i flere runder med omfattende evaluering. En dedikert arbeidsgruppe bestående av utvalgte medlemmer fra teamet og avdelingen møttes ukentlig over en periode på omtrent to måneder. Hvert møte startet med en ny gjennomgang av hele dokumentets innhold og struktur. Mellom møtene ble det lagt inn nok tid til individuell refleksjon og modning av ideer.

I de første møtene ble strukturen i dokumentet betydelig endret. Etter hvert hadde vi et stabilt rammeverk, og fokuset ble flyttet mot finpussing av ordlyd og innhold. Det var også viktig at strategien forble fleksibel, uten å skape bindinger for oss overfor eksterne partnere eller økonomiske rammer. Det ferdige dokumentet gir verdifull veiledning og en tydelig retning for NB sitt arbeid med digital bevaring.

Strategien har blitt gjennomgått og godkjent i organisasjonen – først av teamets eiergruppe og deretter av NBs direktørstyre.

Struktur i strategidokumentet

Dokumentet er delt inn i fem hoveddeler:

• Vi begynner med bakgrunnen for digital bevaring ved NB, basert på norsk lov.
• Deretter skisserer vi NBs visjon for digital bevaring. Her bruker vi begrepet nasjonal digital kulturarv for å definere omfanget. Dette begrepet understreker at vårt ansvar strekker seg utover pliktavlevert materiale og også inkluderer materiale fra andre kulturinstitusjoner.
• Videre beskriver vi fire konkrete mål. Disse handler om effektiv innsamling, sikker lagring og aktiv forvaltning av den digitale samlingen, samt å sikre nåværende og fremtidig tilgang til materialet. Vi anerkjenner at umiddelbar tilgang utgjør en nødvendig forutsetning for langtidsbevaring.
• Dokumentet belyser også noen av de viktigste utfordringene NB står overfor innen digital bevaring, og anerkjenner at disse utfordringene stadig utvikler seg.
• Til slutt spesifiserer vi tre strategiske prioriteringer: å styrke kunnskapen om digital bevaring i organisasjonen, å følge etablerte standarder og å bruke verktøy og teknologi på en ansvarlig og bærekraftig måte. Disse bygger på de gjeldende prinsippene for digital bevaring ved NB.

Bruk av strategien i teamet

For å bruke strategien i praksis har teamet utarbeidet et veikart som skisserer sentrale aktiviteter for de to kommende årene. Alle aktivitetene i veikartet er knyttet til de tre strategiske prioriteringene.

Aktivitetene blir prioritert og detaljert på det månedlige møtet med eiergruppa, og deretter organisert i “epics”¹ i Atlassian Jira.

For hver epic beskriver vi konkrete Jira-oppgaver, der mål og framgangsmåte tydeliggjøres. For aktiviteter med uklart omfang vil den første oppgaven være en “spike”², hvor vi forsøker å dele aktiviteten opp i mer håndterbare oppgaver, med tydelige spesifikasjoner og “definition of done”³. Dette skaper en sammenhengende linje fra den overordnede strategien til de konkrete oppgavene som skal utføres av Team Digital Bevaring.

Denne strukturerte tilnærmingen har vist seg å være effektiv. Den har gitt en tydelig retning for NBs arbeid med digital bevaring og fungerer som en kontinuerlig påminnelse om våre strategiske mål gjennom daglige Jira-oppgaver og aktiviteter.

Strategien er tilgjengelig her.