Prinsipper

Sørg for at digital bevaring skjer på en bærekraftig måte

Ha et bevisst forhold til hvilket utvalg av filer som skal bevares, og på hvilket format. En fil som skal bevares, påfører virksomheten en “evig” kostnad. Velg lagringsteknologier som er miljøvennlige og energiøkonomiske.

Bruk veldokumenterte og åpne filformater hvis mulig

Dette øker muligheten for at vi kan lese og forstå filen nå og i framtiden. Gode formatvalg gjør forvaltningen enklere over tid. Proprietære og udokumenterte filformater kan ha kort og uforutsigbar levetid. Nasjonalbiblioteket anbefaler å bruke følgende filformater: foretrukne filformater.

Ta vare på originalfilen

Fremtidige formatkonverteringer inneholder alltid en risiko for at innholdet kan endres på en uønsket måte, enten bevisst, eller ved feil i konverteringsprogram. Å ta vare på originalfilen gjør at det alltid vil være mulig å konvertere på nytt. Med originalfilen menes den opprinnelige avleverte filen.

Kontroller filer som skal bevares

Generer sjekksum så tidlig som mulig. Da kan du til enhver tid kontrollere om filen er uforandret.
Kontroller og dokumenter filens tilstand. Kontroller filtype og valider at innholdet i filen er hva det utgir seg for å være

Ta vare på nok metadata til at filene er forståelige og gjenfinnbare

Denne informasjonen skal sikre at filene kan forvaltes, forstås, benyttes og gjenfinnes i fremtiden, uavhengig av eksterne omgivelser. Dette bidrar til å styrke samlingens integritet.

• Tekniske metadata som informasjon om filformat, filstørrelse, struktur, etc. Dette gir detaljert kunnskap om filen. Styrker samlingens integritet og bedrer kvaliteten på planlagte bevaringsaktiviteter knyttet til formatkonvertering o.l.
• Administrative metadata som filenes kilde, hvordan de er skapt og behandlet, rettighetsinformasjon, og annen proveniens. Disse gir kunnskap om filenes opphav og historikk, og bidrar til å kunne sannsynliggjøre innholdets troverdighet.
• Deskriptive metadata som informasjon om handling, motiv, kreditering, osv. Disse beskriver det intellektuelle innholdet i filene og gjør innholdet forståelig og gjenfinnbart.

Bruk en standard for strukturering av filer

Standardisering muliggjør effektiv utveksling av innhold og metadata på en uniform måte uavhengig av materialtype og avleverer. Det gir tilgang til dokumentasjon og støtteverktøy. Nasjonalbiblioteket benytter eArchiving standarden.

Dokumenter bevaringsaktiviteter på en standardisert måte

Det styrker samlingens integritet og bedrer kvaliteten på planlagte bevaringsaktiviteter. Nasjonalbiblioteket bruker PREMIS til dette.

Filer skal kunne leses og forstås i nåtid

Dersom det ikke er mulig å åpne filen i nåtid er det lite sannsynlig at det vil være mulig i framtid. Dette krever overvåking av filformater og avspillingsplattformer for å kunne iverksette nødvendige tiltak. Nasjonalbiblioteket anbefaler å følge med på “The Global Bit List of Endangered Digital Species“.

Sørg for at filen er lagret i flere eksemplarer

Flere kopier av filen reduserer sannsynligheten for at materialet går tapt pga. tekniske eller fysiske hendelser som påvirker enkeltfiler. Nasjonalbiblioteket følger 3+2+1 prinsippet. Det vil si 3 filkopier, på 2 forskjellige lagringsteknologier, hvor 1 filkopi er lagret på annen geografisk lokasjon.